Encontro prepara equipe para mutirão de processos na Seges

0
1988

Os servidores das Superintendências de Gestão de Folha de Pagamento (SGFP) e de Gestão de Pessoas (SGP) da Secretaria de Estado de Gestão (Seges) receberam capacitação para subsidiar os trabalhos internos que serão desenvolvidos nos setores nos dias 25 e 28 de agosto, datas em que os setores não estarão atendendo ao público. Foram abordados a guarda de documentos e sistema de protocolo; a taxa de congestionamento de processos e a aplicação dos 5S’s na administração pública.

“É preciso ser mais eficaz, com sistemas integrados, pessoas qualificadas e temos investido muito nisso. O processo tem que ter início, meio e fim. Será muito bom quando tivermos a capacidade de receber uma demanda e dar um prazo pra ela ser respondida”, explica o secretário de Estado de Gestão, Júlio Modesto.

De acordo com ele um trabalho já foi iniciado em 2015 para melhorar o fluxo de processos, e de uma taxa de congestionamento de processos de cerca de 70% identificada na época, a Seges reduziu para 36%.

Para o secretário adjunto de Gestão de Pessoas, Carlos Campelo, este é um trabalho que vai impactar diretamente na melhoria do ambiente de trabalho dos setores, e consequentemente, na agilidade do atendimento dos servidores.

Ao todo, 11 setores, entre coordenadorias e gerências da SGFP e SGP participaram da capacitação e farão parte do mutirão entre os dias 25 e 28 de agosto. Os setores estarão trabalhando internamente para levantar informações necessárias para melhorar o fluxo de processos.

Palestras

O servidor da Seges, Edisandro Azevedo, apresentou dados sobre a taxa de congestionamento de processos na secretaria. Foram levantados os processos que entraram nos setores, quantificados e analisados. A intenção é voltar a emitir um boletim mensal sobre o andamento.

“No dia 11 de agosto, havia na pasta 5.975 processos, e no dia 23 do mesmo mês, havia 5073, e isso significa que aproximadamente mil documentos foram regularizados no período. Isso é um resultado positivo do início dos trabalhos”, explica o palestrante.

A palestra sobre o sistema chamado de 5S foi apresentada pela servidora Natalia Osorski. O método que será aplicado nos setores possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke), que migradas para o português foram traduzidas como “Sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa. São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina.

Já a superintendente do Arquivo Público, Vanda da Silva, apresentou a palestra sobre a guarda de documentos na administração pública e a importância do sistema de protocolo. Conforme ela, a atenção às regras de instrução processual e o arquivamento correto das informações garante a preservação de informações importantes para os servidores, para o Estado e para a sociedade.

Para o servidor da Gerência de Quadro e Movimentação de Pessoal, Bruno Nogueira, as noções de documentação, do passo-a-passo de como tramitar um processo e informar corretamente o andamento no sistema são informações muito úteis no seu setor e auxiliam a dar celeridade ao trabalho. “Já temos as caixas para separação dos processos e agora nos próximos dias vamos aprimorar a organização”, conta.

Crédito: Lorena Bruschi | Seges-MT

DEIXE UMA RESPOSTA

Please enter your comment!
Please enter your name here